Не торопитесь с внедрением ERP-системы на предприятии

Многие средние и небольшие компании грешат тем, что пытаются внедрить ERP-системы в кратчайшие сроки. Как правило, они выделяют на этот сложный процесс максимум 2-3 месяца и … попадают в список ERP-неудачников.

Внедрение ERP на предприятии

 

Если Вы хотите, чтобы система автоматического управления бизнесом стала не пунктом в расходах, а неотъемлемым фактором, положительно влияющим на ваши доходы (благодаря возможности управления компанией без привлечения всех управленческих мощностей) – приготовьтесь внедрять ERP-систему как минимум в течение года.

Почему так много? Поговорим об этом в нашей статье.

Выберите то, что Вам действительно нужно

И так сойдет

Представим типичную ситуацию: Вы организовываете собственный бизнес, скрупулезно выбираете помещение, с любовью покупаете автомобиль, тщательно подбираете персонал… А вот к выбору информационной системы подходите по принципу «Это дешево — подходит» или в лучшем случае «Я слышал об этой ERP, она хорошая».

Парадокс, который, к сожалению, очень распространен. Но мы все-таки советуем Вам поступить по-другому:

Перед тем, как покупать ту или иную систему, определитесь, чего именно Вы ожидаете.

При помощи выведения списка обязательных требований, определения задач, которые Вы стремитесь выполнить, а также постановки целей компании Вы должны сформировать образ идеальной ERP-системы.

Помните о том, что программное обеспечение должно быть верным помощником компании, а не ее обузой.

Чтобы из массы предложений выбрать именно ту систему, которая необходима Вам для грамотной и полной автоматизации, придется потратить немало времени. Возможно, Вам придется ознакомиться с демо-версиями, провести обсуждение со своими коллегами, а также воспользоваться помощью специалистов.

С «Точкой фокуса» Вы можете работать бесплатно в течение месяца.

Начните пользоваться нашей системой бесплатно

Определите подходящую тактику внедрения

ERP — это многофункциональная, сложная система с очень широким функционалом, которую невозможно просто «вклинить» в привычный уклад функционирования фирмы.

Итак, допустим, Вы выбрали интересную систему, которая отвечает всем выдвинутым требованиям, но появляется новая загадка: «С чего начать?» Стоит помнить, что от того, насколько грамотно Вы приступите к использованию системы, зависит количество сложностей, исправлений и конфликтов.

Чтобы облегчить Вам задачу, мы предлагаем несколько наиболее эффективных тактик по внедрению ERP в работу:

  • При помощи технического задания. Процесс интеграции ERP можно и нужно организовывать при помощи четких алгоритмов. Для этого создается объемное техническое задание, в котором прописаны все производственные процессы вплоть до мелких операций. Также, на основе ТЗ составляется календарный план. Стоит понимать, что провести комплексный анализ производства предельно сложно, а вероятность допущения ошибки — велика. А ведь даже малейшее неучтенное обстоятельство в одном модуле может привести к негативным изменениям в других. Именно поэтому подобная работа занимает большое количество времени (вплоть до полугода). Не забывайте относиться со всей серьезностью к выбору разработчиков — не доверяйте «профессионалам», которые не могут доказать свои компетенции!

Без внятного тз результат хз

  • Частичное внедрение. Довольно часто эффективность организации определяется результатами 1-2-х подразделений. Чтобы осуществить метод частичного внедрения, Вам нужно выделить наиболее весомые направления бизнеса, с которых и начнется работа. Не стоит предполагать, что в этом случае можно обойтись без ТЗ, однако оно не будет столь объемное, как в предыдущем варианте, а значит вероятность допустить провальную ошибку снижается. Также есть возможность составлять задание для каждого этапа внедрения отдельно. Таким образом интеграция будет происходить по частям, при этом работы можно будет регулировать под изменчивые условия. Конечно, такой метод более реалистичный и проще выполняется на практике, но при этом сроки внедрения возрастают, так как организация переходит на ERP постепенно.
  • «Всего понемногу». В отличие от частичного внедрения этот метод не предполагает деления процесса на этапы, во время которых развивается только один модуль. В данном случае интеграция происходит на всех модулях параллельно, а ТЗ составляются отдельно под каждое подразделение и в целом на производство. При этом Вы можете заранее определить стоимость и сроки исполнения в короткие сроки, а первые результаты можно увидеть намного быстрее, чем при любых других вариантах. Преимущество подобного подхода — возможность комплексного анализа системы уже на ранних этапах внедрения.

Каждый из вышеперечисленных методов имеет место быть, по крайней мере, все они приводят к одному результату — через некоторое время ERP становится неотъемлемой частью бизнеса. Выбор того или иного подхода основывается только на Ваших предпочтениях и на особенностях функционирования компании.

С каких модулей начать автоматизацию?

Не секрет, что ERP-система предлагает множество возможностей для развития бизнеса. Владельцам компании хочется модернизировать все и сразу — мы нередко встречались с подобными ситуациями.

Все и сразу не бывает

Вынуждены Вас огорчить, на начальном этапе рациональнее будет уделить внимание только нескольким модулям, например:

  • Финансы и расчеты. Тенденции автоматизации финансового сектора имеют свою отдачу и в организации производства. Однако, не стоит путать финансы и бюджетирование, которое относится к блоку планирования. Автоматизировать бюджет можно будет только после проведения основных подготовительных работ.
  • Движение товарно-материальных ценностей. Вести учет поступления, хранения и выбытия на крупном предприятии без отлаженной ПО значит обрекать себя на значительную утечку финансов.
  • Бухгалтерский учет. Профессия бухгалтер относится к вымирающему виду, так как бухгалтерский и налоговый учет крайне прост в компьютеризации, при этом риски сокращаются в разы.

Как показывает практика, именно с вышеперечисленных модулей необходимо начинать частичное внедрение ERP на любом предприятии.

Внедрение ERP-системы на предприятии

Обобщая все вышесказанное, мы приведем доступный и универсальный алгоритм внедрение современного софта в производство:

  1. Организационные работы. Перед любой работой необходимо определиться с целями и задачами деятельности. Помните, Вы не автоматизируете производство ради автоматизации (иначе какой в этом экономический смысл), Вы четко представлять те результаты, к которым должна привести работа.
  2. Обследование предприятия. При внедрении ERP бизнес-процессы требуют пристального внимания. Если Вы не можете тратить время на длительные процессы, остановитесь на экспресс методах поверхностной оценки мощностей.
  3. Выбор методологии. Как мы уже упоминали, существует несколько вариантов внедрения ERP. Выберите для себя наиболее подходящий.
  4. Проектирование системы. На данном этапе происходит формирование требований к ключевым модулям системы, определяются потребности в загрузке информации, настройка взаимодействия с уже существующими программами.
  5. Развертывание ПО на рабочих местах сотрудников. Настройка прав, доступов и отчетов по каждому работнику может занять некоторое время, не стоит игнорировать данный этап.
  6. Запуск системы в промышленную эксплуатацию. Каждый работник должен быть уведомлен о принципах работы системы, руководители должны позаботиться о том, чтобы каждый мог использовать ПО без значительных трудностей.
  7. Сопровождение. Для обеспечения бесперебойной работы софта, его необходимо регулярно обновлять, корректировать и настраивать. Желательно, чтобы на предприятии имелся специалист, который будет вести всю работу «от и до».

Как не допустить повторения провальных тактик? Необходимо заранее взвесить все «за» и «против», определиться с задачами фирмы, выстроить четкую систему управления и определить слабые места. Безусловно, подобный подготовительный процесс займет много времени, но лучше потратить его сейчас, чем потом пытаться исправить последствия скороспешности.

ERP Точка Фокуса

Распространенные ошибки

Внедрение ERP-системы не частое событие, поэтому допустить досадные недочеты при этом предельно просто. Чтобы ничто не омрачало процесс автоматизации бизнеса, избегайте повторения распространенных ошибок:

  • Проектирование ERP без учета стратегии развития компании. А для чего тогда вообще нужно внедрять ПО? Явно не для краткосрочного использования. Хорошо настроенный софт, который сможет помогать компании, а не добавлять сложности работы, должен быть актуален на любом этапе развития.
  • Проектирование системы с низов. Многие пытаются сначала обучить каждого отдельного работника владеть системой, дробят крупные операции на мелкие, пытаются систематизировать поток необработанной информации — кошмар. Запомните: начинать построение системы необходимо с уточнения потребностей в сведениях верхних уровней управления, постепенно спускаясь до конкретных работников.
  • Избыточный реинжиниринг бизнес-процессов. Не стоит зажимать себя в тесные рамки работы программы, но также не стоит отказываться от предоставляемых преимуществ. Идеальная тактика — золотая середина. Вы берете от ПО только то, что принесет реальную положительную отдачу.
  • Игнорирование оценки экономической эффективности внедрения системы. Для начала ответьте на вопрос: «Что даст процесс автоматизации бизнеса?» Сделать это нужно, как минимум, потому, что стоимость современных ПО и затраты на их внедрение, составляют внушительные суммы, пренебрегать которыми нельзя.

Вывод

Спешка в процессе перехода на ERP-систему чревата серьезными финансовыми, временными и кадровыми потерями.
Тише едешь - дальше будешь
В подобной работе наиболее уместно выражение «Тише едешь дальше будешь», так как постепенный и комплексный подход к интеграции программного обеспечения является единственно верным решением.

При использовании ERP системы «Точка фокуса» Вы обеспечиваете наиболее выигрышное внедрение программного обеспечения в деятельность фирмы. Наши специалисты проведут вместе с Вами период «адаптации», предложат прозрачные схемы без каких-либо нюансов, а также всегда помогут словом и делом (а это может стать критичным обстоятельством).

Узнать подробности о программе «Точка фокуса» Вы сможете, заполнив форму ниже.

Начните пользоваться нашей системой бесплатно